基礎・安全 / 実践ガイド
仕事の資料をAIに入れる前の確認リスト
機密、個人情報、保存設定、学習利用、共有範囲を確認してから業務利用するための基本チェック。
AIサービスの設定だけで安全性は決まりません。資料の持ち主、勤務先の規程、契約プラン、送信後の保存と削除を順番に確認します。
資料を4種類に分ける
公開済み、自分だけのメモ、社内限定、個人情報・契約情報に分けます。判断できない資料は社内限定として扱い、許可を確認するまで入力しません。
契約と設定を見る
入力データが学習に使われるか、履歴を無効化できるか、管理者が保持期間を設定できるかを公式文書で確認します。個人向けと法人向けで条件が違う場合があります。
最小限だけ渡す
氏名を役割名へ置き換え、数値を範囲にし、必要な段落だけを使います。目的を達成できる最小限の情報にすると、誤送信時の影響も小さくできます。
出力も同じ基準で扱う
入力に機密が含まれれば、出力にも機密が残る可能性があります。共有リンク、コピー先、ダウンロードファイルの保存場所まで確認します。
渡す前に、どこまで削るか
次は実在しない問い合わせの加工例です。「架空商事の山田さん、携帯090-0000-0000、契約番号TEST-123、単価4,980円で来月更新したい」という文から、依頼文の構成だけを相談したいとします。
加工後：取引先の担当者から、来月の契約更新を希望する連絡がありました。更新手続きの確認事項を列挙してください。金額や契約条件は推測しないでください。
氏名・電話・契約番号・単価を削っても、契約の存在自体が機密なら入力してよいとは限りません。匿名化は許可の代わりにならないため、資料の持ち主と勤務先の規則を先に確認します。
| 状況 | 次の行動 |
|---|---|
| 公開済み情報だけで目的を達成できる | 公開情報の必要部分だけを使う |
| 個人情報・顧客情報が含まれる | 入力前に利用目的・権限・契約を確認 |
| サービスの学習利用や保存条件が不明 | 入力を止め、公式条件を確認 |
| 出力に原文の機密が残った | 公開・共有せず、取り扱いを確認 |
根拠として、個人情報保護委員会の生成AI利用に関する注意喚起も確認してください。本稿は一般的な作業手順で、組織の規程や個別案件への法的判断を代行するものではありません。
入力する前に、情報を三つに分ける
資料を公開情報、社内限定情報、個人情報や機密情報の三つに分けます。公開済みの製品説明でも、未発表の売上見通しと一緒に貼り付ければ公開情報だけの入力にはなりません。氏名を消すだけで匿名化できるとも限らず、部署、日付、契約金額などの組み合わせから相手を推定できる場合があります。練習では名前の置換より、最初から架空の資料を作る方が判断しやすくなります。分類に迷ったら入力を止め、社内の管理者へ用途と入力予定の項目を相談してください。上司が口頭で便利だと言ったことと、会社がそのサービスへの機密入力を認めたことは区別します。
管理者と確認する設定のチェックリスト
確認するのは、契約しているプラン、入力の学習利用、保存期間、履歴の削除方法、共有リンクの公開範囲、外部アプリへの接続権限です。個人向けと法人向け、通常チャットと一時チャットでは条件が異なる場合があります。設定を切り替えたからすべてのログが即時に消える、とは考えないでください。サービスの説明と会社の契約を読み、誰がどの設定を管理できるのかを記録します。外部アプリ連携には閲覧だけでなく変更や送信の権限が含まれることがあります。必要な範囲だけ許可し、試用後に接続を解除する担当と手順を決めます。
出力を業務へ戻すときも人が確認する
AIの回答に顧客名や契約条件が入る場合、入力が安全だったかとは別に、送信先と内容を再確認します。引用、計算、期限、社内規程との整合を原資料に照らしてください。練習用の確認例は「架空の打ち合わせメモから担当と期限を抜き出し、未記載は未確定とする」です。期待する記入例を先に作り、誤りを見つけたら原文、出力、修正を並べて記録します。本番で誤入力した場合は、その情報をさらに別のAIへ貼り付けて相談せず、社内の事故報告経路に従ってください。利用した日時、サービス、共有の有無を整理し、管理者が削除や権限停止を判断できる状態にします。このガイドは各社のセキュリティ審査や法的判断を代わりに行うものではありません。